نکته تحلیلی در مورد امضای اسناد رسمی
عدم امکان معرفی نماینده برای امضای اسناد رسمی
یکی از سوالات متداول از سوی مدیران دولتی و خصوصی این است که آیا صاحبان امضای اشخاص حقوقی خصوصی و عمومی جهت امضای اسناد رسمی می توانند با ارسال نامه ای به دفترخانه های اسناد رسمی، به جای خودشان شخصی رابه عنوان نماینده معرفی کنند؟
پاسخ واضح است. به نظر می رسد این کار صحیح نیست. به عنوان دلیل می توان موارد ذیل را بیان نمود:
۱.هرنوع نوشته ای به جز سندی که در دفترخانه تنظیم و یا تصدیق می شود، سند عادی قابل انکار و تردید است. از اینرو برای عدم حضور به غیر از صاحبان امضاء مجاز، برای سر دفتر در خصوص صحت و سلامت آن نوشته، یقین ایجاد نمی شود. به همین خاطر است که حضور اصیل و امضای اسناد رسمی که توام با تایید اصالت و صحت آن است، موجب اطمینان خواهد بود.
۲. عدم حضور اصیل با این خطر مواجه خواهد بود که در آینده موکل یا مدیر شرکت امضای خود را منکر شود و یا اشخاص ذینفع در صحت آن ابراز تردید کنند و کار به شکایت و ابطال سند برسد و دفترخانه درگیر شکایت و خسارت های مترتبه آن باشد .
۳.با توجه به اینکه در هر صورت مسئولیت صحت سند با سردفتر است، بنابراین عقل سلیم نمی پذیرد که چنین مسئولیتی را سر دفتر در این زمینه بر عهده بگیرد .
۴. اشکال دیگری که در این زمینه مطرح است مربوط به ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی است. بر آن اساس کلیه اسناد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شوند و از اینرو به نوشته های عادی نمی توان ترتیب اثر داد. با این وصف، باید وکالت نامه رسمی به شخص نماینده شرکت برای اقدام اعطاء شود.
۴.مضاف بر آن، حقوق قانونی ودولتی وکالتنامه را نمی توان در قالب اسناد عادی وصول نمود.